רונן הקים בצעירותו עמותה גדולה עבור אנשים מוגבלים. יסודות העמותה הונחו בעקבות חשיפתו לבעיה אישית של קרוב משפחתו, והעמותה העניקה את המענה לאותה מצוקה. מאז הקמת העמותה חש רונן בקשיים בירוקרטיים רבים העומדים לפתחו, והוא נצרך לעזרה בגיוס המשאבים לארגון. רונן ידע שמטרות הארגון ויעדיו ראויים לכל תמיכה אפשרית, ועל כן לקח את פיני לנהל את פיתוח המשאבים של העמותה.
פיני הגיע לעמותה חדור מוטיבציה וידע תיאורטי. הוא האמין בעמותה, וחש כי יעדיה הופכים להיות חלק ממנו. את תוכנית העבודה הכין פיני על פי המתודות שלמד, אבל למשרדי הוא נכנס נפול פנים: "משהו פה לא מסתדר בדרך. לא היה לי ספק שאצליח לגייס מיליוני דולרים עבור הפעילות, אך אני רואה שהדבר לא בדיוק 'הולך' על פי תוכניותיי". מעבר לזה- פיני חש כי רונן נושף לו בעורף ורוצה תוצאות ממשיות ותרומות ענק "כאן" ו- "עכשיו".
זהו סיפור אמיתי (מלבד השמות הבדויים), המתרחש, למעשה, בעמותות רבות.
"רונן"- המנהל- מעניק משכורת מכובדת, תקציב ביצוע פעילות, וזמן יקר עבור מחלקת פיתוח המשאבים. כנגד זה- הוא מבקש לראות את חשבון העמותה התופח, ואת יכולתו לממן את פעילויות הארגון השונות.
לעומתו- "פיני"- איש פיתוח המשאבים- עובד על פי תוכנית עבודה שיצר, משקיע את אונו וכוחותיו, ואינו מבין כיצד אינו רואה באופן מיידי פירות בעמלו.
המתח, בקרב שתי דמויות המפתח בסיפור זה, רב. כדי לנסות לפוגג את המתח, על מנהל העמותה או הארגון לדעת, שאם הארגון פועל על פי תוכנית עבודה מוצלחת ונכונה- הוא יראה בסוף את התוצאות הטובות. אולם, יש להיאזר באורך רוח. יש להבין שתהליך פיתוח המשאבים אורך זמן. יש לדעת, שהתוצאות המקוות לוקחות תקופה ממושכת, עד שרואים אותן ועד שנהנים מהפירות.
בדיקת הטווח להצלחה נע בדרך כלל בין שנה לשלוש שנים, עד שהתוצאות ניכרות בשטח, משום שהתהליך דורש יצירת קשרים, מחקר עמוק, ועבודה המתפרסת לאורך חודשים רבים. אך שוב- בעבודה נכונה, ממוקדת מטרה ורבת מקצועיות- רואים כי ההשקעה משתלמת לטווח הרחוק.
עם זאת, בכל תוכנית עבודה שנבנית, על מנהל פיתוח פיתוח המשאבים לבדוק את עשרת הפרמטרים הבאים:
1. האם קיים קייס חזק, רציונל משכנע למה לתרום, ולמה דווקא לארגון "שלנו"?
2. האם הוצב סכום הכנסות בר-השגה, האם המטרה מבחינה מספרית ומבחינת גיוון המקורות התקציביים ניתנת להשגה ומציאותית? ברור הוא, שאתה מעונין לגייס סכומים בסדר גודל של מיליוני דולרים. עם זאת, האם הסכומים שנכתבו בתוכנית העבודה הם אכן ריאליים, הן מבחינת ההכנסות והן מבחינת מחזור הפעילות והצרכים של הארגון?
3. האם הוגדר תקציב פעולה ריאלי ומשמעותי כדי לבצע את תוכנית הפעולה של הארגון?
4. האם קיים בארגון הון אנושי של שכירים, הנהלה, ומתנדבים, שעשויים לסייע במימוש תוכנית העבודה? האם הוגדרו המשאבים שנצרך על מנת לפעול באופן מקסימלי?
5. האם קיימות תשתיות הולמות לביצוע תוכנית העבודה גם מהבחינה הטכנית? האם מעבר לאביזרים הטכניים, כמו טלפון, פקס ומחשב, קיימים בארגון תוכנות ייעודיות לניהול ופיתוח משאבים, לניהול תורמים, ליכולת מעקב אחרי פעולות, ליכולת מעקב של עלות ותועלת של הפעולות הנעשות, ולתכנון עתידי של מערכת זו?
6. האם הצהרת הכוונות מבחינת יעדים מתורגמת לצעדים קונקרטיים, ברורים ומתוחמים בזמן?
7. האם קיימת בארגון תוכנית להכשרה ולליווי לצוות שעוסק בתחום פעילות גיוס המשאבים? בשאלה זו יש לציין, כי על המנהל לדעת, שזהו תחום תובעני, דורש ידע ודורש התמחות. מעניין הוא, כי בעת צמצומים או תוכניות הבראה בארגונים- מנהלים מוכנים לוותר על כלי חשוב זה, ובעצם פוגעים ביכולת לגייס משאבים רבים שיסייעו בתוכנית ההבראה.
8. האם יש לארגון מספיק חומרים פרסומיים תומכים? האם קיימים חומרים פרסומיים תדמיתיים, וחומרים הניתנים לתורמים, כמו: תיק ארגוני, ברושורים, צילומים, סרטים, עדויות של משתתפים בתוכניות הארגון ועוד? כדי שמפתח המשאבים יוכל להיעזר בהם בבואו לספר את סיפור הארגון בפני תורמים?
9. האם מחלקת פיתוח המשאבים דואגת שלתורמים יהיו תמיכה, הוקרה וליווי לטווח ארוך?
10. האם בתוכנית העבודה ניתן מקום גם ליצירת שיתופי פעולה ואיגום משאבים עם ארגונים אחרים, עם גופים נוספים מסוגים שונים, במטרה לפעול ככוח חזק המהווה גורם משמעותי לפילנתרופיה?
שרה רוזנבוים | מומחית בפיתוח משאבים וגיוס תרומות, ייעוץ ארגוני וניהול אפקטיבי | יוצרת סדרת: "מיליון או דולר"- כל הסודות והטיפים לגיוס משאבים אפקטיבי לארגון שלך! | לקבלת סדרת טיפים מנצחת לגיוס משאבים אפקטיבי לארגון שלך לחץ כאן!
